Ce guide s'adresse aux administrateurs de l'organisation afin de les aider à accompagner les utilisateurs lors de leur première connexion à BlueSecure : lorsqu'un e-mail attendu (invitation, notification, campagne) n'a pas été reçu, ou lorsqu'un collaborateur n'a pas d'adresse e-mail.
Sommaire
- Vérifier l'activation du compte et la validité de l'adresse e-mail
- Vérifier les paramètres de notifications sur BlueSecure
- Vérification de la boîte mail de l'utilisateur
- Vérification des règles de sécurité de messagerie
- Autoriser BlueSecure au niveau de l'infrastructure IT
- Contacter le support BlueSecure
→ Cas particulier : des collaborateurs qui n'ont pas d'adresse e-mail
Prérequis
- Avoir accès à l'espace d'administration BlueSecure (Organisation > Utilisateurs).
1 Vérifier l'activation du compte et la validité de l'adresse e-mail
Avant de chercher plus loin, commencez par ces vérifications de base dans votre espace d'administration BlueSecure :
- Le compte d'utilisateur est bien présent et actif dans la plateforme.
- L'adresse e-mail est correcte et sans erreur. Vérifiez qu'il n'y a pas de faute de frappe, d'espace inutile ou d'erreur de domaine (par exemple entreprse.com au lieu d'entreprise.com).
Si le compte n'a jamais été activé, vous pouvez renvoyer l'e-mail d'invitation :
- Allez dans Organisation > Utilisateurs.
- Sélectionnez le ou les utilisateurs concernés.
- Cliquez sur les trois points à droite de leur ligne.
- Cliquez sur « Envoyer un email d'invitation ».
2 Vérifier les paramètres de notifications sur BlueSecure
Les notifications sont envoyées uniquement si certaines conditions sont remplies. Voici les éléments à vérifier dans l'interface d'administration :
- Les domaines BlueSecure ont bien été mis en liste blanche (voir les étapes 4 et 5 ci-dessous).
- L'utilisateur est bien ciblé par une campagne, et celle-ci a bien été assignée (phishing ou e-learning).
Vous pouvez aussi consulter l'historique des notifications pour vérifier si un e-mail a été envoyé à un utilisateur :
- Allez dans Organisation > Utilisateurs.
- Sélectionnez le ou les utilisateurs concernés.
- Cliquez sur les trois points à droite de leur ligne.
- Cliquez sur l'onglet Profil, puis faites défiler jusqu'à la section Événements.
3 Vérification de la boîte mail de l'utilisateur
Demandez à l'utilisateur de :
- Regarder dans son dossier spam ou courrier indésirable.
- Ajouter l'adresse
[email protected]à ses contacts ou expéditeurs approuvés. - Si vous utilisez un domaine personnalisé (par exemple
[email protected]), vérifier qu'il est bien autorisé par votre messagerie.
4 Vérification des règles de sécurité de messagerie
Si plusieurs personnes d'un même domaine (par exemple @votre-entreprise.com) ne reçoivent pas les e-mails :
- Prévenez votre équipe IT.
- Demandez-lui de vérifier si les messages en provenance de
bluesecure.iosont bloqués ou filtrés. - Certains contenus (mots-clés liés à la cybersécurité ou aux tests de phishing) peuvent être interceptés par des règles anti-spam trop strictes.
5 Autoriser BlueSecure au niveau de l'infrastructure IT
Pour garantir une bonne délivrabilité des e-mails, transmettez à votre service informatique les éléments suivants à autoriser :
- Le domaine
bluesecure.ioet ses éventuels sous-domaines. - L'adresse d'expédition utilisée (
[email protected]ou votre adresse personnalisée). - Les configurations techniques liées à l'envoi : SPF, DKIM, DMARC (les mécanismes qui permettent à votre messagerie de vérifier que les e-mails BlueSecure sont légitimes).
- Votre Customer Success Manager (votre interlocuteur BlueSecure dédié) vous fournira la liste des adresses IP utilisées par BlueSecure pour l'envoi des messages.
6 Contacter le support BlueSecure
Si toutes les vérifications précédentes ont été effectuées et que le problème persiste, vous pouvez contacter notre équipe support. Pour un traitement rapide, merci de nous fournir les informations suivantes :
- L'adresse e-mail de l'utilisateur concerné.
- Le type de message non reçu (invitation, notification, campagne de phishing, etc.).
- Le groupe ou la campagne dans lequel/laquelle est inscrit l'utilisateur.
- La date et l'heure approximative de l'envoi.
📨 Contact : [email protected]
Cas particulier
Des collaborateurs qui n'ont pas d'adresse e-mail
Sur BlueSecure, chaque apprenant est identifié par une adresse e-mail : c'est elle qui lui permet de recevoir ses invitations et de se connecter. Certains collaborateurs n'en ont pas (personnel de production, d'atelier, de terrain…). Trois approches permettent tout de même de les former et de garder une trace de leur formation.
Option 1 : des sessions collectives sur un poste dédié
Vos collaborateurs suivent les modules ensemble, lors de sessions animées sur un ou plusieurs postes dédiés à la formation. Ce dispositif reste exceptionnel : il est réservé aux collaborateurs qui n'ont aucune adresse e-mail et ne remplace pas le fonctionnement standard de la plateforme, où chaque apprenant suit sa formation avec son propre accès. Pour le mettre en place :
- Organisez les sessions et faites signer une feuille d'émargement à chaque participant.
- Une fois les sessions terminées, transmettez à notre support la liste des participants via un moyen de transfert sécurisé (par exemple un lien de partage protégé par mot de passe). N'envoyez pas cette liste directement par e-mail et n'y joignez pas la feuille d'émargement : celle-ci reste chez vous.
- Notre équipe enregistre la formation pour ces collaborateurs : vous retrouvez leur suivi dans la plateforme, avec celui de vos autres utilisateurs.
⚠️ Alerte
Dans ce mode, c'est la feuille d'émargement qui atteste de la présence de chaque collaborateur. Conservez-la avec l'export de la plateforme : en cas d'audit (par exemple ISO 27001, la norme internationale de sécurité de l'information), ce sont ces deux documents que vous présenterez.
Option 2 : des adresses avec alias sur une boîte commune
Si vos collaborateurs ont accès à une boîte e-mail commune, vous pouvez créer pour chacun une adresse avec alias, sous la forme [email protected]. Chaque collaborateur dispose ainsi d'un identifiant unique et suit sa formation individuellement.
- Vérifiez d'abord avec votre service informatique que votre messagerie accepte ce format d'adresse.
- Les liens de connexion de tous les collaborateurs arriveront dans la même boîte commune : chacun doit veiller à n'utiliser que le sien.
Option 3 : une intégration dans votre plateforme de formation
Si vous disposez déjà d'un LMS (Learning Management System, votre plateforme interne de formation) dans lequel ces collaborateurs ont un accès, nos contenus peuvent y être intégrés au format SCORM (le standard d'échange des contenus e-learning). Le suivi de complétion se fait alors directement dans votre LMS. Cette intégration est proposée en option.
ℹ️ Info
Quelle que soit l'option envisagée, contactez votre Customer Success Manager ou notre support à [email protected], en précisant votre contexte : nombre de collaborateurs concernés, accès ou non à une boîte commune ou à un LMS, besoin de preuves pour un audit. Nous vous orienterons vers la solution la plus adaptée.
Questions fréquentes
Comment renvoyer une invitation à un utilisateur ?
Allez dans Organisation > Utilisateurs, cliquez sur les trois points à droite de la ligne de l'utilisateur, puis sur « Envoyer un email d'invitation ».
Comment savoir si un e-mail a bien été envoyé à un utilisateur ?
Ouvrez l'onglet Profil de l'utilisateur et faites défiler jusqu'à la section Événements : chaque e-mail envoyé y apparaît avec sa date et son objet.
Plusieurs personnes d'un même domaine ne reçoivent rien. Que faire ?
Prévenez votre équipe IT pour qu'elle vérifie si les messages en provenance de bluesecure.io sont bloqués ou filtrés, puis suivez les étapes 4 et 5 de ce guide.
Un collaborateur sans adresse e-mail peut-il suivre les formations BlueSecure ?
Oui, avec des sessions collectives sur un poste dédié, des adresses avec alias sur une boîte commune ou une intégration dans votre LMS. Le détail est dans la partie « Cas particulier » ci-dessus.