Mettre en place l'assistant IA sur Microsoft Teams

L'Assistant Bluesecure permet aux utilisateurs de communiquer facilement avec leur environnement Teams et de centraliser les échanges d'informations. Il peut :

• Recevoir les messages et données que vous lui envoyez pour vous aider à suivre ou traiter certaines informations.
• Vous envoyer des messages et des notifications afin de vous informer ou de vous alerter sur des mises à jour importantes sur Bluesecure.
• Accéder à votre profil (nom, adresse e-mail, langue préférée, nom de l'entreprise) afin de personnaliser les réponses et les interactions.
• Envoyer des messages et notifications à un canal ou à une conversation pour tenir l'équipe informée.
• Consulter les informations d'une équipe ou d'une conversation (nom, membres, adresses e-mail, liste de canaux) pour faciliter la collaboration et la communication entre les participants.

1 Vérifier les prérequis et lier votre tenant Microsoft

Avant d'installer l'Assistant Bluesecure, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• ID du Tenant Microsoft (Microsoft Entra ID) : requis pour connecter l'Assistant à votre environnement Microsoft Teams. Votre administrateur Teams peut vous aider à le récupérer.
• Autorisation d'installation d'applications personnalisées : votre administrateur Teams doit avoir activé cette possibilité.

1.1 Lier votre tenant dans l'application Bluesecure

1. Rendez-vous dans « Organisation » puis « Paramètres », et sélectionnez « Microsoft Teams » dans la rubrique « Communication ».
2. Dans le bloc « Connection and installation », renseignez l'identifiant de votre tenant dans le champ « Microsoft Entra Tenant ID ».
3. Cliquez sur « Link tenant now » pour lier votre tenant à l'Assistant Bluesecure.
4. Cliquez sur « Refresh status » pour mettre à jour l'état de la connexion. Le récapitulatif affiche le tenant lié et le nombre d'utilisateurs sur lesquels l'Assistant est déployé (« Users with bot deployed »).

2 Installer l'application côté Teams

L'installation de l'Assistant côté Teams se fait via l'interface du Store applicatif Teams dédié de Microsoft 365.

1. Connectez-vous à la plateforme dédiée.
2. Allez dans l'onglet « Applications Teams », puis « Gérer les applications ».
3. Téléchargez ce fichier .zip et transmettez-le via l'interface en cliquant sur « Actions » puis « Charger une nouvelle application ».

4. Vous serez redirigé vers une page confirmant le succès de l'opération. Il reste à déployer l'application à vos utilisateurs : vous allez créer une règle de déploiement et l'assigner.
5. Rendez-vous dans la section « Stratégies de configuration », puis « Ajouter ». Cochez « Télécharger les applications personnalisées », ajoutez l'application dans « Applications installées », puis épinglez-la.
6. Après validation, retournez dans « Gérer les utilisateurs » et « Affecter des utilisateurs » pour ajouter les utilisateurs concernés.
7. Revenez ensuite sur l'application Bluesecure pour choisir les messages envoyés par l'Assistant (voir étape 3).

3 Configurer les messages et notifications

Toujours dans « Organisation » > « Paramètres » > « Microsoft Teams », le bloc « Messages and notifications » vous permet de choisir les messages privés que l'Assistant Bluesecure envoie à vos apprenants dans Teams. En haut à droite, un indicateur affiche l'état de la connexion et le nombre d'utilisateurs disposant de l'Assistant.

3.1 Activer l'intégration Teams

L'interrupteur « Teams integration » active ou désactive l'ensemble de l'intégration. Il indique combien de types de messages sont activés sur les trois disponibles.

3.2 Messages Learning

Deux types de messages accompagnent vos campagnes de formation. Chacun s'active indépendamment :

• Invitations aux campagnes (« Campaign invitations ») : envoyées au lancement de la campagne aux apprenants assignés, une seule fois par apprenant et par campagne. Le texte reprend celui de l'invitation de la campagne.
• Rappels hebdomadaires (« Weekly learning reminders ») : un seul message liste toutes les formations restant à suivre. Seuls les apprenants ayant encore des formations à terminer le reçoivent ; ceux qui ont tout terminé ne reçoivent rien.

Pour les rappels hebdomadaires, définissez le planning d'envoi :

• « Send on » : sélectionnez un ou plusieurs jours de la semaine. Un rappel est envoyé pour chaque jour sélectionné.
• « Send at » : choisissez l'heure d'envoi.
• Le fuseau horaire utilisé est celui de votre organisation (par exemple Europe/Paris) et s'applique à l'ensemble de l'organisation. Un récapitulatif confirme le planning retenu (par exemple : chaque semaine le lundi, le mercredi et le vendredi à 14:00).

3.3 Communications

L'option « Communication messages » permet d'envoyer également dans Teams les messages de vos campagnes de communication. Ils partent au moment de l'envoi de la communication, à ses destinataires.

4 Personnaliser le chatbot

L'assistant Teams Bluesecure est personnalisable à l'échelle de chaque organisation, afin de s'adapter à son contexte, ses usages et ses règles internes. Il est possible d'ajuster plusieurs éléments :

• Les connaissances du chatbot : intégration des informations propres à l'organisation (consignes internes, procédures de sécurité, contacts support, règles de signalement, bonnes pratiques, etc.).
• Le ton et le type de réponses : adaptation du style rédactionnel et du niveau de détail attendu.
• Les usages activés : activation ou non de certaines fonctionnalités. Les invitations, rappels Learning et communications se règlent directement dans l'application (voir étape 3).

5 Connexion avec la plateforme Bluesecure

Le chatbot reste directement connecté à la plateforme Bluesecure. À ce titre, il peut récupérer des informations personnalisées pour chaque utilisateur, notamment :

• la progression dans les formations ;
• les formations assignées ;
• les liens de reprise ;
• les rapports de progression au format PDF ;
• l'accès au formulaire de signalement.

6 Fonctionnalités principales

Le chatbot permet notamment de :

• répondre aux questions liées à la cybersécurité et à la plateforme Bluesecure ;
• afficher la progression de formation d'un utilisateur ;
• lister les formations assignées ;
• ouvrir un formulaire de signalement directement depuis Teams ;
• envoyer un rapport de progression par e-mail au format PDF ;
• envoyer des notifications Teams pour les campagnes Learning, les rappels et certaines communications.

7 Limites à connaître

Certaines limitations sont volontairement prévues :

• les formations ne sont pas réalisées directement dans Teams : l'utilisateur est redirigé vers la plateforme Bluesecure ;
• les campagnes ne peuvent pas être gérées ou éditées depuis Teams ;
• le chatbot reste volontairement centré sur les sujets liés à la cybersécurité, sauf personnalisation spécifique du prompt organisation mise en place par le support technique ;
• le prompt propre à chaque organisation doit, dans la mesure du possible, rester inférieur à 5 000 mots afin de garantir un fonctionnement optimal.

Questions fréquentes