Guide dépannage : Bouton de signalement

Dans le cadre du déploiement d'une nouvelle version du bouton de signalement, il est important de préciser le fonctionnement de sa mise à jour dans votre environnement Exchange ainsi que les vérifications permettant de s'assurer que les tests portent bien sur la dernière version.

L'import du nouveau manifeste XML (le fichier de configuration du bouton, fourni par BlueSecure) dans Exchange on premise (serveur de messagerie hébergé dans votre propre infrastructure) et sa prise en compte effective dans Outlook sont deux étapes distinctes. Microsoft documente notamment un cache local des manifestes dans Outlook classique sous Windows (la version d'Outlook installée sur le poste). Un test effectué immédiatement après l'import, dans une session Outlook restée ouverte, peut donc encore porter sur l'ancienne version. Documentation Microsoft : récupération des manifestes depuis Exchange et cache local Outlook.

1 Pourquoi la mise à jour peut-elle ne pas être visible immédiatement ?

Microsoft distingue deux types de caches pour les compléments Office : le cache WEF, un dossier situé sur le poste de l'utilisateur qui conserve localement des éléments des compléments installés, et le cache Web, qui conserve les ressources Web (pages, scripts, images) utilisées par le complément. Microsoft recommande explicitement de vider le cache après une modification du manifeste, notamment lorsque les changements concernent les commandes (les boutons affichés dans Outlook) ou les icônes. Documentation Microsoft : fonctionnement des caches et situations nécessitant leur nettoyage.

2 Quels délais faut-il prendre en compte ?

Les délais dépendent du mode de déploiement. Il est important de ne pas confondre les différents scénarios documentés par Microsoft :

• Pour un déploiement Exchange on premise, la documentation ne donne pas de délai maximal universel, ni de durée moyenne permettant d'affirmer qu'OWA (Outlook sur le web) ou Outlook sera à jour après un nombre précis de minutes ou d'heures. Nous recommandons donc un rafraîchissement contrôlé et une vérification de version, plutôt qu'une simple attente.
• Déploiement depuis le centre d'administration Microsoft 365 : Microsoft mentionne 24 à 72 heures pour l'apparition dans le ruban (la barre d'outils en haut d'Outlook). N.B. : ce scénario ne correspond pas aux environnements Exchange on premise. Documentation Microsoft : délais de déploiement depuis Microsoft 365.
• Outlook classique sous Windows, installation manuelle d'un complément pour test : Microsoft indique que son apparition peut prendre jusqu'à 24 heures, en raison du cache. Ce chiffre concerne explicitement ce mode d'installation ; ce n'est pas un délai garanti pour chaque mise à jour organisationnelle via Exchange on premise. Documentation Microsoft : délai pouvant atteindre 24 heures, section « Sideload manually ».

3 Quelles actions réaliser avant de tester ?

A. Vérifier la version installée dans Exchange

Merci de vérifier que le fichier importé correspond au dernier manifeste transmis. Documentation Microsoft : augmentation du numéro de version du manifeste.

Pour un déploiement au niveau de l'organisation, l'administrateur peut contrôler les informations du complément dans l'Exchange Management Shell (la console PowerShell d'administration d'Exchange) avec cette commande en lecture seule, qui affiche toutes les propriétés des compléments installés pour l'organisation, sans rien modifier :

Get-App -OrganizationApp | Format-List *

Il convient de retrouver le bouton concerné et de comparer son identifiant et sa version avec ceux du XML transmis. Documentation Microsoft : commande Get-App et option OrganizationApp.

B. Pour Outlook sur le web (OWA)

Nous recommandons de fermer la session OWA utilisée pour les précédents tests, puis de nettoyer le cache du navigateur avant de se reconnecter à l'OWA de votre Exchange, avec la même boîte de test.

Dans Microsoft Edge, ce nettoyage s'effectue dans les paramètres de confidentialité, rubrique d'effacement des données de navigation, en sélectionnant « Images et fichiers mis en cache » et une période couvrant les précédents tests. Il n'est pas nécessaire de sélectionner les mots de passe. Cette action traite le cache du navigateur, pas d'éventuels éléments conservés côté serveur. Documentation Microsoft : suppression du cache et choix des données à effacer dans Edge.

C. Pour Outlook classique installé sous Windows

Fermer complètement Outlook, puis le relancer avant de recommencer le test. Microsoft documente la lecture des manifestes au démarrage et recommande ce redémarrage dans sa procédure de diagnostic. Documentation Microsoft : redémarrage et vérification du manifeste chargé.

Si l'ancienne version semble toujours utilisée, nous recommandons un nettoyage du cache sur un poste pilote, avec votre équipe informatique : enregistrer les travaux en cours, fermer Outlook et les applications Office, puis suivre la procédure Microsoft, notamment en supprimant le contenu du dossier suivant :

%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Wef\

%LOCALAPPDATA% désigne le dossier de données locales de l'utilisateur Windows (en général C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Local). Vous pouvez saisir ce chemin tel quel dans la barre d'adresse de l'Explorateur de fichiers.

Appliquer également les éventuelles étapes complémentaires indiquées pour la configuration du poste, puis relancer Outlook. Documentation Microsoft : procédure de nettoyage du cache Outlook.

4 Comment confirmer que le correctif a réellement été testé ?

Dans Outlook classique, Microsoft indique que le manifeste mis en cache se trouve dans un sous-dossier dont le nom contient l'identifiant et la version du manifeste, sous la forme Manifests\<ManifestID>_<ManifestVersion>. Ce sous-dossier se trouve à l'intérieur du dossier Wef mentionné ci-dessus. Ce contrôle permet de comparer la version locale à celle attendue, indiquée dans le fichier XML transmis. Documentation Microsoft : emplacement et contrôle de la version du manifeste en cache.

5 Autres problèmes que vous pouvez rencontrer

Au-delà de la mise à jour, voici d'autres situations documentées par Microsoft dans lesquelles le bouton peut ne pas apparaître.

Le bouton n'apparaît chez aucun utilisateur ou seulement chez certains

Lors de l'installation d'un complément pour l'organisation, Exchange applique ces paramètres :

• DefaultStateForUser : état du complément pour les utilisateurs. La valeur par défaut est Disabled (désactivé). Les autres valeurs sont Enabled (activé) et AlwaysEnabled (activé, sans possibilité de le désactiver).
• Enabled : s'il est défini à $false, le complément est masqué pour tous les utilisateurs.
• ProvidedTo : Everyone (tous les utilisateurs) ou SpecificUsers (uniquement les utilisateurs indiqués dans UserList, une liste limitée à 1 000 utilisateurs).

Documentation Microsoft : commande New-App.

L'installation à partir d'une URL échoue

Lorsque le manifeste est installé à partir d'une URL, le serveur Exchange doit pouvoir y accéder. Pour Exchange 2016 et 2019, les URL de redirection ne sont pas prises en charge : il faut utiliser un lien direct vers le manifeste. Documentation Microsoft : commande New-App.

La version d'Exchange n'est pas compatible

Microsoft indique que la boîte aux lettres doit être hébergée sur Exchange 2016 ou une version plus récente. Documentation Microsoft : diagnostic d'activation des compléments Outlook.

Le bouton n'apparaît pas sur certains e-mails ou dans certaines boîtes

Selon Microsoft, les compléments Outlook ne s'activent pas notamment :

• sur les rapports de remise et notifications (rapports de non-remise, accusés de lecture, avis de retard) ;
• sur un fichier .msg ou .eml joint à un autre message, ou ouvert depuis le disque ;
• dans un formulaire personnalisé ;
• dans une boîte de groupe, une boîte partagée, la boîte d'un autre utilisateur, une boîte d'archive ou un dossier public. La prise en charge des accès délégués et des boîtes partagées a été ajoutée dans les versions 1.8 et 1.13 de l'API Outlook (l'interface technique utilisée par les compléments), alors qu'Exchange on premise ne prend en charge que les versions jusqu'à 1.5.

Documentation Microsoft : limites d'activation des compléments.

Le bouton n'apparaît pas sur mobile

Microsoft indique que les compléments ne sont pas pris en charge dans Outlook sur Android et iOS avec des comptes Exchange on premise. Documentation Microsoft : ensembles de conditions requises Outlook.

Questions fréquentes